Huurders verbinden met app werkt!

Huurders verbinden met app werkt!

Nodig 14 professionals in community management uit op een inspirerende plek. Wat dan plaatsvindt, is een boeiende discussie over de uitdagingen in dit relatief nieuwe vakgebied van het organiseren van ‘communities of place’. 

‘Community Managers get together!’ Met deze oproep van Sowebuild verzamelen de deelnemers zich op 26 maart in PLAN-B, een voormalig Philips pand in Eindhoven. In PLAN-B, dat eigendom is van Heijmans, heeft Sowebuild drie jaar geleden haar eerste community management project voor werkplekken gerealiseerd. 

Verbinding tussen huurders en verhuurder

Na een gezellige ontvangst, trapt Sander Willems, cofounder van Sowebuild, tevens de ontwikkelaar van de app Buildr, de middag af: “Wat ons bindt, is dat we ons allemaal professioneel bezighouden met de communicatie tussen huurders en de verhuurder van gebouwen en bedrijventerreinen.” 

Flexibiliteit en verbinding

Community’s ontstaan daar waar mensen bij elkaar komen. De behoefte aan sociale verbondenheid is een oeroud principe, omdat het mensen betekenis, bestaansrecht en ook stabiliteit geeft. Echter, verbintenissen zijn aan het veranderen, ook in locatie gedreven community’s, zoals in kantoren en op bedrijventerreinen. Huurders willen vooral flexibiliteit. Om hen aan je te binden, moet je je als verhuurder continu blijven onderscheiden. Dat kan bijvoorbeeld door in te spelen op het gevoel van mensen, om ergens bij te willen horen.

SDT.png

Community managers; de stamoudsten van vroeger

“Eigenlijk zijn de community managers van nu, de stamoudsten van vroeger”, zegt Sander Willems. In het middelpunt van de community is deze persoon, de community manager, verantwoordelijk voor de verbinding tussen de leden daarvan. In een hiërarchie staat deze persoon boven de andere leden van de groep. In een netwerk zitten veel verschillende leden, die elkaar snel kunnen bereiken. Echter, niemand heeft er extra belang bij, wat er uit het netwerk komt. Behalve degene die het netwerk organiseert, zoals Facebook.

Organisatievormen.png

Versnellen van organische groei

De organische groei van community’s gaat normaal gesproken relatief traag. Als community manager kun je de groei van en binding binnen community’s versnellen met nieuwe technologische toepassingen. Sander Willems (Sowebuild): “Het is de missie van ons bedrijf om community’s verder te brengen, door de inzet van deze nieuwe technologie!” Na zijn inleiding barst al snel de discussie tussen de community managers los.

Behoefte aan community building verschilt

De professionals zijn het er over eens, dat de behoefte aan community building behoorlijk kan verschillen bij huurders. Suzanne de Vries (Pharos): “Zijn er bijvoorbeeld vooral kleine huurders in het gebouw gevestigd, of alleen een paar grote, zoals nu nog bij ons.” Marcello Presenza (IPAL): ”Bij introverte huurders is bijvoorbeeld veel minder animo om onderdeel uit te maken van een community dan bij extraverte huurders.” Kristel Tholen (PLAN-B): “Wij merken dat vooral ZZP’ers en startende bedrijven onderdeel willen uitmaken van onze community. Die actieve community is een belangrijke USP, juist voor deze specifieke huurders. Wij kunnen daardoor de concurrentie aan met bijvoorbeeld Strijp-S.” Rob Oostdam (©-Mill): ”Bij een divers bedrijventerrein, zoals Annyck Nelissen en ik dat managen, is er niet direct een gedeelde noodzaak bij de huurders. Wat ons enorm heeft geholpen bij het vormen van onze community, is het realiseren van een centraal online platform. Daarop wordt alle need to know en nice to know informatie van het bedrijventerrein gedeeld.“

Offline én online ontmoetingen

De deelnemers zijn er van overtuigd, dat de routing in je gebouw essentieel is bij het faciliteren van offline ontmoetingen tussen huurders. Manon Kitselaar (Leerfabriek KVL): “Bij ons moeten de huurders, ook de medewerkers van de grotere bedrijven, hun werkruimte uit om koffie te kunnen drinken. Zij vinden dat niet geforceerd. Koffie zit in het servicecontract en die faciliteiten staan nu eenmaal in de centrale ruimtes.” Suzanne de Vries: “Bij Pharos vinden wij de fysieke routing ook erg belangrijk. We zijn heel erg bezig met de invulling van onze rol als host en het versterken van de communicatie tussen de huurders. Juist ook bij een pand van ruim 20.000m2 is dat erg belangrijk. Zo hebben wij een regel, dat je iedereen, die je in het gebouw binnen 5 meter afstand tegenkomt, gedag zegt. Kristel Tholen (PLAN-B): “Ik vind het prettig wanneer huurders gewoon even bij me langs lopen, als ze bijvoorbeeld een klacht hebben en ze dus niet alleen online met ons communiceren.” 

Positieve en negatieve communicatie

Kristel probeert samen met haar collega Martijn Beenen er zoveel mogelijk op te sturen dat de informatie, die via de app wordt gedeeld een positieve lading heeft. Jannie Peters (Soort zoekt Soort): “Het is knap hoe jullie dat zo hebben gecreëerd. Er is geen negativiteit binnen de app, zoals ik dat bijvoorbeeld wel zie bij Facebook.” Rob Oostdam (©-Mill) vindt het juist mooi, dat de communicatie via de app, zowel positief als negatief is. “Dat maakt een gesloten community juist leuker en waardevoller. Er is een bepaalde dynamiek, die je als community manager faciliteert. Wij bepalen niet wat wel of niet goed is. Dat is aan de community zélf!”

Via één online kanaal communiceren!

De app is voor de professionals een belangrijke tool bij de communicatie met de huurders. Zorg ervoor dat je zoveel mogelijk via deze app communiceert en niet ook nog per mail, Facebook, LinkedIn en/of andere kanalen. Rob Oostdam (©-Mill) is daar heel stellig in: “Stop met al je communicatiekanalen! Gebruik alleen nog de app in de online communicatie met je huurders. Er moet namelijk een noodzaak zijn voor huurders, om de app te gaan gebruiken. Je moet inspelen op de fear of missing out (FOMO).” Let er bij het gebruik van de app wel op, dat de schaal van je community niet te klein is. In kleine gebouwen van circa 700 tot 800 m2 is de app minder geschikt, dan voor kantoren met meer dan 100 gebruikers. Hoe groter je community wordt, hoe lastiger het namelijk voor jou, als community manager is, om offline te communiceren met al je huurders. Rob Oostdam (©- Mill): “Vertrouw er op, dat de community leden ook zelf bepaalde deeltaken van jou als community manager kunnen overnemen. Laat los dat je alles in de community moet managen.” PieterPaul van de Wouw (Gemeente Maastricht): “Wij huren Marcello Presenza (IPAL) in, om het proces van de community en daarmee ook de risico’s te managen. Wij willen juist zaken versnellen en het tempo niet teveel laten afhangen van de leden van de community.” 

Verplichte financiële bijdrage?

Marcello Presenza (IPAL) heeft goede ervaringen met het verplicht stellen van een community bijdrage voor elke gebruiker. “Met een bijdrage van 60 euro per persoon per maand, zorgt dat automatisch voor meer verbondenheid van de gebruikers bij de community. Huurders willen weten wat er met hun geld gebeurt. Het merendeel wordt besteed aan catering voor borrels, barbecues en dergelijke. Maar ze komen ook steeds vaker met eigen voorstellen, zoals voor deelfietsen. Ook worden de evenementen steeds inhoudelijker.” Kristel Tholen (PLAN-B): “Wij maken een evenementenplanning, die wij voorleggen aan eigenaar Heijmans. Met een financiële bijdrage en de actieve inzet van huurders organiseert onze evenementencommissie zeker 2 keer per maand leuke events. Je hoeft als huurder nergens aan mee te doen, maar wij merken dat er, vooral onder starters, veel behoefte is om deel te nemen.”

Eigenaar van je data

Zorg dat je altijd eigenaar van de data uit jouw community bent en blijft! Daarover zijn de deelnemers het helemaal eens. Veel community managers hebben dat in het verleden verkeerd aangepakt. Ze zijn namelijk community’s gestart via bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn, zonder zich te realiseren dat die netwerk en eigenaar van de data zijn. Let er ook op, dat je de borging van de privacy van de gegevens van jouw app gebruikers goed op orde hebt. Gelukkig is de privacywetgeving heel duidelijk; zorg dat je een verwerkersovereenkomst hebt. 

Eigen app voor community managers

De professionals geven aan, behoefte te hebben aan het delen van hun ervaringen en uitdagingen, vooral ook ná deze middag. Sander Willems (Sowebuild) reageert positief op dit verzoek: “Die app komt er gelijk! Jullie kunnen nog deze week al jullie ervaringen via de ‘Buildr app’ met elkaar gaan delen.” De bekende app met een nieuwe gebruikersgroep dus.

Huurders van PLAN-B

Na deze toezegging van Sowebuild verzorgt Kristel Tholen (PLAN-B) een interessante rondleiding door het pand. De deelnemers gaan langs bij vier huurders. Eerst gaan ze op bezoek bij Number 42 (#42), creatief bedrijf gespecialiseerd in grafisch ontwerp, evenement organisatie en kennisquizzen. Daarna biedt DJ en producer Pieter Lepelaars (Pieter Ellis) de professionals een kijkje in zijn muziekstudio, vertelt grafisch ontwerper Jelle Zweegers van Subjekt over zijn actieve bijdrage aan de evenementencommissie en tot slot laat ook huurder Jannie Peters, energetisch therapeut en deelnemer aan de discussie, haar spreekkamer zien. 

Tijdens de netwerkborrel, verzorgd door Tafeltje 19, de cateraar in PLAN-B, wordt nog gezellig nagepraat over deze inspirerende middag. 

Auteur: Mariëlle Wieman

Deelnemerslijst

Martijn Beenen, Technisch Manager, Plan-B (Gapph Vastgoedbeheer), Eindhoven

Merel van Heteren, Community Manager, Leerfabriek KVL, Oisterwijk

Manon Kitslaar, Community Manager, Leerfabriek KVL, Oisterwijk

Khaya Ludidi, Cofounder, Sowebuild, Amsterdam

Annyck Nelissen, Community Manager, ©-Mill, Heerlen

Rob Oostdam, Community Developer, ©-Mill, Heerlen

Jannie Peters, Grondlegger & verbinder, Soort zoekt Soort, Eindhoven

Marcello Presenza, Senior Manager, IPAL, Maastricht

Edgar Schippers, Manager Vastgoed, IPAL, Maastricht

Kristel Tholen, Community Manager, Plan-B (Gapph Vastgoedbeheer), Eindhoven

Suzanne de Vries, Community Manager, Pharos (Frame Offices), Hoofddorp

Mariëlle Wieman, Directeur, WIEMAN & WIEMAN, Utrecht

Sander Willems, Cofounder, Sowebuild, Amsterdam

PieterPaul van de Wouw, Senior Beleidsmedewerker, Gemeente Maastricht

Welke werkplek verhuur jij?

De manier waarop we werken is in de afgelopen jaren sterk veranderd en die verandering zet door. Nieuwe technologie heeft een grote impuls gegeven aan de plekken waar we kunnen werken. Voor zowel zzp’ers en werknemers van een groot bedrijf is het kunnen openslaan van je laptop al snel voldoende om te werken. Daar speelt de markt flink op in. Verhuurders van coworking spaces, office en business centers, kantoor- en bedrijfsverzamelgebouwen en ook de coffee corners voorzien allemaal in plekken die passen bij onze nieuwe manier van werken.

Ik kom wekelijks op bezoek bij verhuurders van multi-tenant kantoren die een van deze concepten aanbieden. Soms zijn concepten zo succesvol verhuurd, dat het hele pand wordt gebrand onder een nieuwe succesformule. Echter, het is mij niet altijd duidelijk wat het verschil is tussen het ene concept en het andere. Vaak wordt ook anders invulling gegeven aan concepten die zich onder dezelfde naam op de markt presenteren. Om een verdeling te maken in de meest voorkomende concepten heb ik ze verdeeld op de manier waarop ze waarde toevoegen voor hun huurders:

Coworking spaces

Working 2.jpg

Deze concepten zullen in de kern nastreven om professionals te verbinden zodat relevante kennis en zelfs opdrachten gedeeld kunnen worden. Bij het aanbieden van een coworking formule wil je huurders offline en steeds vaker online verbinden. Coworking spaces zijn hot. Ze voorzien in alles om huurders een goede en vooral inspirerende en leuke werkplek te bieden en hebben een sterke branding. Huurders zijn veelal (maar niet altijd meer) zzp’ers of kleine bedrijven die op zoek zijn naar deze verbinding, ze zoeken naar partners om professioneel mee samen te werken en verder te komen. Daarnaast zijn we sociale wezens en ook als je geen directe collega’s hebt wil je tijdens je lunch je weekend bespreken. Als verhuurder wil je dit binnen jouw gebouw faciliteren zodat huurders zich met de community op die plek verbonden voelen. Je creëert een unieke plek waar huurders je ruimte aanbevelen omdat er veel interessante mensen werken.

Office & Business centers

Working 3.jpg

Bij office & business centers ligt de nadruk op het huren van (flexibele) kantoorruimtes of werkplekken op verschillende locaties. Meestal met een abonnement en reserveringsmogelijkheid. Het draait er dan om dat bedrijven een goede en volledig uitgeruste kantoorruimte hebben en gezamenlijke voorzieningen gedeeld worden. Deze voorzieningen zijn vaak uitgebreid: vergaderruimtes, virtuele kantoren en conferentieruimtes. Met een online service is het mogelijk om reserveringen te doen of in contact te komen met de verhuurder. Hier is samenwerking en het delen van informatie niet vanzelfsprekend. De focus ligt meer op het aanbieden werkplekken of ruimtes met korte(re) huurcontracten en het delen van high-end kantoorvoorzieningen.

Bedrijfs- en kantoorverzamelgebouwen

De variatie tussen het type verhuurders van deze plekken is enorm. Van het aanbieden van ruimtes voor kleine tot de grootste bedrijven uit binnen- en buitenland. Soms worden kantoren volledig uitgerust aangeboden, maar vaak is het aan de huurder om de plek naar eigen wens in te richten. Huurders delen een gezamenlijke toegang en portiek, soms de sanitaire ruimte en een restaurant of kantine. Vaak bieden verhuurders een professionele omgeving aan die past bij een specifiek segment. Prijzen voor ruimtes verschillen sterk afhankelijk van de locatie.

Working4.jpg

Vooral de verhuurders die zich richten op middelgrote en kleine bedrijven, bieden steeds vaker een plek aan met een thema. Het is een verhuurstrategie om niet te vervallen in een wedstrijd ‘wie kan het goedkoopst kantoorruimte aanbieden’. Verhuurders bieden bijvoorbeeld ruimtes aan voor ondernemers in de creatieve industrie of de gaming industrie. Ruimtes en voorzieningen worden op deze specifieke groep aangepast, door geluiddichte muren, goede afzuiging of supersnel internet. Huren is alleen maar mogelijk als je ook daadwerkelijk tot deze beroepsgroep hoort. Zo creëert de verhuurder een hotspot voor bedrijven in een specifieke sector. Thema’s of type huurders worden voor het creëren van identiteit van een plek steeds belangrijker. Steeds meer eigenaren van deze bedrijfs- en kantoorverzamelgebouwen sturen op offline en online samenwerking van huurders om succesvol ondernemen in een specifieke industrie te faciliteren.

Coffee shops

rawpixel-com-310778.jpg

Het lijkt soms of er meer mensen aan het werk zijn in koffie plekken dan dat ze koffie aan het drinken zijn. Geen huur maar ook geen diensten of structuur, het is daardoor moeilijk relevante connecties te maken. Het werkt voor creatieve takenen bij uitstek geschikt voor informele afspraken. Kosten zijn beperkt tot het aantal koppen koffie die je drinkt.

Het aanbieden van multi-tenant concepten is hot en alhoewel het in de basis altijd gaat over het verhuren van werkplekken en kantoorruimtes zitten er grote verschillen in de manier waarop verhuurders zich willen onderscheiden. Wij zien vooral grote verschillen in het faciliteren van contact en connectie tussen huurders. De mate van betrokkenheid en inzet van de beheerder of community manager is hier de sleutelfactor.

Voor mijzelf verduidelijkt deze verdeling de verschillende termen en concepten en daarmee de markt waar ik op stuur in sales voor ons bedrijf. Heb je een nieuw concept gezien dat ik gemist heb of opmerkingen en aanvullingen over de verdeling dan hoor ik ze graag in een reactie.

Power to the... Place?

Eigenaren en managers van coworking spaces zoeken continu naar de factoren die hun omgeving tot succes maken. We komen dagelijks in multi tenant kantoren waar werkplekken worden aangeboden en verhuurd. Sommige met meer succes dan andere. Het aantrekken van nieuwe huurders is de eerste stap, je wil ze ook graag houden. Hoe creëer je een unieke omgeving waar mensen waar mensen met elkaar succesvol ondernemen, zich mee willen associëren en willen blijven?

Werken ondernemers graag naast elkaar?

Uit onderzoek van Panteia naar ‘trends en hun betekenis in het MKB’ blijkt dat het aantal mensen dat werkt in multi tenant kantoren en coworking spaces steeds groter wordt. Uit dit onderzoek komt verder naar voren dat 35% van de MKB bedrijven vindt dat het belang van samenwerken cruciaal is voor de ontwikkeling van het bedrijf en nog eens 27% gemiddeld belangrijk.

Wat bindt deze mensen?

Mensen zijn verbonden omdat ze naast elkaar werken met eenzelfde belang, namelijk succesvol ondernemen. Wat succes ook is. Ondernemers die met een gelijk belang bij elkaar zitten, vormen een community. Het zijn mensen met wie ze samenwerken en opdrachten kunnen oppakken. Echte creativiteit is afhankelijk van een community van mensen die elkaar vertrouwen en elkaar succes gunnen. Mensen die kunnen zeggen: ‘dit is gaaf, dit is nieuw en beter dan dat we hebben!’ En zo nu en dan willen mensen ook gewoon contact hebben over van alles en niets. We zijn nu eenmaal geboren als sociale wezens.

Hoe belangrijk is die omgeving?

Degene die de plek organiseert schept de voorwaarden om een plek interessant te maken. Werkruimtes moeten voldoen aan de eisen van mensen die er dagelijks hun werk uitoefenen. De voorzieningen in een gebouw moeten op orde zijn en ook nieuwe smart services maken een kantoorplek interessant. Het blijft echter belangrijk om zowel offline als online een plek te creëren waar mensen samenkomen en in contact zijn met elkaar.

Hoe belangrijk is die online omgeving?

Mensen vinden elkaar steeds meer online en zijn het ook normaal gaan vinden om op deze manier contact te hebben. In een tijd waarin online communicatie ons in staat stelt om samen te werken met iedereen over de hele wereld, zien we toch dat het elkaar ontmoeten nog steeds een belangrijke rol heeft in het opbouwen van een zakelijke relatie. In een relatie waarin vertrouwen heel belangrijk is vinden mensen het prettig om te zien wie er aan de andere kant van de tafel zit. Daarmee is online communicatie een kans om het offline kennismakingstraject op een fysieke plek te versnellen.

Offline en online combineren?

Het combineren van plekken waar offline en online ontmoeting plaatsvindt is daarmee een nieuwe voorwaarde om samenwerken en succes te stimuleren. In de ontwikkeling van onze software zijn we heel bewust gaan kijken hoe we communities kunnen organiseren rondom het ‘de kroeg in het midden van het dorp’ principe. In de samenwerking met onze klanten is de maximale grootte van de online community bepaald op het aantal mensen dat zich dagelijks, al dan niet per ongeluk, kan tegenkomen in een centrale kantine of ontmoetingsruimte.

Power to the… ?

Het zijn de mensen die een plaats maken en mensen die een plek maken tot een plek om succesvol te zijn. Dus is ‘Power to the… place’ wel een terechte titel voor dit blog? Nee, ik denk het niet niet. ‘Power to the… people’ zou veel meer op zijn ‘plek’ zijn. Maar heel eerlijk, was je met die titel geboeid geweest om dit blog te lezen?

Christiaan den HartogComment
To settle or not to settle?

Creating places and the settling of communities on the earth’s surface is an ancient, primordial activity that reinvents itself constantly. Ever since people started to build permanent settlements for habitation, they (re)arrange the physical structure of communities around the numerous activities that make up their daily lives.

This occurs on a surficial space that we call place. It is something that we refer to as settling down, which is intimately tied with one’s sense of place, somewhere where you feel well, at rest, safe, comfortable. In different languages, the sanctity of being ‘at home’ or in dutch ‘thuis’ or german ‘zu Hause’ is somehow related to a specific kind of place: our house, our neighbourhood, our town or city: our perceptual centre of the universe.

It is important to be aware of the global discourse on distinguishing space and place first. The interrelation of space and place is difficult to grasp in a few words and discussed over centuries by philosophers, sociologists and geographers. Place was first associated strongly with territory (locus), where abstract space turns into a meaningful place by the addition of values like local culture, climate, geology of the landscape and social interaction, so one could say that place is the moment when space is tied together by local human experience. But in a globalising world where modern technology changes the entity of communication and social networking into a more placeless (big questionmark?) space of long-distance sociality, the boundaries between place and space seem to vanish slowly.

The idea of future cities expanding onto the waters can potentially evoke emotions of both excitement and fear in us. Excitement, because of our imagination to inhabit a seemingly endless space. Fear, because when we move from a land-based habitology to one that is much more hybrid and movable, then what will remain of our sense of place? Settling down physically helps us to settle down mentally, but what happens if we are suddenly able to move our houses? Note: we shouldn’t forget that there already are and always have been nomadic, traveling communities that are not grounded to a certain place and still feel happy.

Let us not condemn change. German philosopher Hannah Arendt once spoke about the ‘natality’ (natalität) of human beings. A term she introduced as people’s ability to initiate ideas, to intervene the current status quo and repeatedly make new choices in life. Our power to think, to invent, to re-place, is what brings us towards a higher level of consciousness and separates us from other species. Blue21’s ambition to live on the water is perhaps precisely the kind of natality that Hannah Arendt put forth.

Utopian ideas about new environments to live did not always result in successful places. Especially large urban development projects in recent history have shown that one of the most challenging quests in urban planning and architecture is how to plan and design places properly. If we want to bring a blue revolution into practise, we have to stay open-minded and not confine ourselves to ‘blue-prints’ from the past.

How can placemaking help us to take into account all the important actors for happy living environments? And consequently what is the role of technological and social development in this placemaking process? Do we still feel the need to settle down land-based or are we ready for a hybrid life at sea and spread out our consciousness over a plurality of places? All interesting questions on the verge of colonizing the waters.

Sowebuild is a digital environment for communities and professionals that facilitates co-creation and demand-driven development for new social and spatial infrastructures.